O papel da agenda como ferramenta na gestão de projetos digitais

Agenda | Time Box para gestão de projetos digitais

De papel ou digital. No computador ou celular. A agenda é uma das mais tradicionais ferramentas para gestão de projetos. Mas sabia que é subestimada pelo maioria dos profissionais de Marketing Digital? Entenda como utilizar este recurso para gerenciar o tempo e as prioridades.

A solução pode estar bem perto. Estava preparando a pauta para o webinar do dia 30 de maio (inscrições abertas) e decidi incluir este tema por lá. Revendo um pouco da minha trajetória com a gestão de projetos digitais percebi que a agenda tem sido uma grande aliada na rotina agitada de múltiplos entregáveis, reuniões e equipes.

A função da agenda na gestão de projetos digitais

A função da agenda nos projetos digitais

Horas, dias, semanas, meses, anos. Os profissionais que estudam alta performance entendem que dividir as demandas em blocos de tempo (time box) ajuda a definir prioridades e a controlar o caos do excesso de demandas. Pois é, a agenda – esse instrumento milenar – é o recurso mais acessível para quem deseja assumir o controle da sua rotina. Ao registrar seus compromissos você dá um descanso para sua memória e consegue, como num jogo de tetris, encaixar novas demandas desde que caibam nos espaços ainda disponíveis.

Eu sei que gerenciar a agenda não é fácil quando você recebe demandas por email, Whatsapp, pessoalmente e por telefone. Por isso, já falamos aqui sobre gestão da informação e a importância de filtrar os canais de recepção de demanda para não ficar refém das tarefas que jogam na sua mesa. A agenda, a propósito, deve ser consultada sempre que surge um novo item. Ela é ótima aliada para dizer não às novas urgências e abrir caminho para repriorizar o que acabou de chegar.

Os principais erros no uso da agenda

Os principais erros no uso da agenda | Gestão de Projetos Digitais

Confiar na memória e ignorar o registro da agenda

Isso já aconteceu comigo. Às vezes chegam tantas tarefas ao mesmo tempo que a gente esquece de anotar e assume um compromisso confiando na memória. Mas ai, surge uma outra demanda e você assume o mesmo prazo da anterior. O resultado: abalo na sua credibilidade. Lá vai você ter de correr contra o tempo para dar conta de tudo ou se desculpar com o cliente e reagendar.

Ter várias agendas

Esse aqui é o oposto do item anterior, mas causa problema igual. É agenda do trabalho, agenda dos freelas, agenda das demandas pessoais. Especialmente para quem tem jornada flexível, o choque de demandas é muito comum quando você não centraliza o local de registro dos seus compromissos.

Não deixar intervalo entre demandas

Falha clara do otimista com síndrome de super-herói. É ótimo acreditar que aquela pilha de tarefas vai ser concluída se você se esforçar um pouco mais. Já vi muita gente se enganar desse jeito. Na definição de prazo você pode ser otimista, realista ou pessimista. Considere sempre que algo vai dar errado. Assim você surpreende a si mesmo entregando antes do combinado. Isso é ótimo!

Ignorar o tempo de deslocamento de reuniões presenciais

Quem trabalha em grandes centros sabe que reunião presencial é um ralo de tempo. Ir até o cliente pode significar uma manhã inteira de dedicação. É só considerar o tempo entre ida, reunião e volta para ter certeza disso. Então lembre-se: colocar uma margem de tempo é melhor do que chegar atrasado com frequência.

Dicas para otimizar o uso da agenda

Dicas para otimizar o uso da agenda | Gestão de Projetos Digitais

Usar um bloco de notas para registrar todas as tarefas

Vi que fazia isso com frequência e descobri que tinha um método reconhecido. É o GTD (Getting Things Done) do David Allen que estimula a centralização de todas as demandas em um único lugar. Depois dessa fase de captura das demandas, segue-se com esclarecer, organizar, refletir e engajar.

Centralizar a agenda

A gente sabe que é importante separar os compromissos pessoais dos profissionais. Para isso, já existem recursos para visualizar várias agendas, como no Google Agenda. Assim você evita o choque de demandas, mas garante a visualização independente das informações.

Pre-definir horários para reuniões

Marcar reunião é uma tarefa delicada. Encontrar horário em comum, definir local, convidar participantes. Para minimizar a perda de tempo, já existem ferramentas como a YouCanBook.me em que você reserva seus horários de reunião e seu cliente só escolhe aquele da sua preferência. É o adeus pra trocas de email com horários sugeridos. Na dúvida, veja esta lista com 17 ferramentas para agendamento de reunião online.

Quer saber mais sobre o uso da agenda?

Quer saber mais sobre agenda e gestão do tempo?

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