Cronograma de projeto: como não errar no prazo

Homem preocupado em frente ao computador ilustra a publicação Cronograma de projeto | Saiba como não errar no seu

Acertar o cronograma de projeto é das tarefas mais difíceis do gestor de projetos. Estimar a duração é uma arte que envolve pleno conhecimento das tarefas, equipe e tempo disponível para execução. Qualquer movimento em uma dessas variáveis (escopo, duração e recursos) compromete o prazo. E, sim! Perder prazo é a dor mais comum de quem gerencia projetos digitais. Pensando nisso, resolvi compartilhar algumas saídas que tenho exercitado para minimizar esse tipo de problema.

Errou o prazo para o cliente? Assuma!

A sinceridade é o ponto de partida fundamental para uma renegociação de um cronograma de projeto. De nada adianta fingir que está tudo bem se você não tomar real controle do cronograma. Isso significa identificar a causa do atraso, revisar o cronograma da forma mais realista possível e apresentar um novo e definitivo prazo para o cliente, já prevendo os pulmões (reservas de tempo) necessários para cumprir o novo acordo.

Homem vendado apontando para o lado errado do alvo ilustrar o post sobre cronograma de projeto

Como identificar a causa do atraso em um  cronograma de projeto

A principal causa de atraso no cronograma de projeto é a dependência. A tarefa que precisa terminar para permitir o início de outra é o ponto crítico na gestão de projetos digitais, já que é a motivadora de atraso em cascata. Sendo assim, é preciso revisar se a dependência é realmente mandatória ou se foi atribuída por hábito.

E aí vale a pena observar o sequenciamento e os recursos disponíveis. Sempre prefiro estabelecer um sequenciamento cronológico para identificar as falhas. Depois tento encaixar tudo que não está amarrado com dependência para encurtar a duração do projeto. Isso, claro, se houver recurso (equipe) disponível para adiantar as demandas. Caso o time esteja alocado em outro projeto, essa manobra não é viável.

Importante! Quanto mais atividades paralelas o projeto permitir, menor o tempo de duração. Por isso, é fundamental conhecer a natureza da atividade para organizar o cronograma com clareza.

Homens dentro do relógio ilustra a gestão do tempo no cronograma do projeto

Como validar o novo cronograma

Junto com o time, tente estabelecer as fases (os marcos temporais) de desenvolvimento do projeto. Há quem chame também de sprint. Usando o diagrama de Gant conseguimos ter clareza sobre o tempo dedicado a cada atividade. Sim, cada atividade. Quanto mais detalhe nessa fase mais seguro será o cronograma.

Nada de fazer estimativa por pacote de atividades. Lembre-se que você está renegociando o prazo e não pode correr risco de fazer um cronograma otimista e falhar novamente com a data. Importante lembrar também da participação de terceiros, incluindo o cliente. Aprovações, contratações externas e algo do gênero também devem ser registrados no cronograma para que todas as responsabilidades estejam acessíveis.

Se você percebeu que o cronograma inicial estava subdimensionado assuma isso com o cliente e estabeleça um prazo factível para ambas as partes. Sendo você o responsável peestla gestão do projeto, é coerente que deva assumir a maior responsabilidade para a entrega. O que inclui aumentar equipe envolvida e tempo dedicado ao projeto para reduzir a sua duração. Para acertar no planejamento vale a pena conhecer estas ferramentas de gestão de cronograma.

Dinheiro dentro do lixo para ilustrar as falhas no cronograma de projeto

Ah! Nunca é demais lembrar que uma super falha no cronograma e no controle de execução implicam em perda de lucratividade do projeto. Afinal, tempo é mesmo dinheiro. Em refações, é o dinheiro da empresa gestora do projeto que terá de ser reinvestido para cumprir com o contrato firmado.

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