Como controlar o cronograma

Muitos leitores parecem interessados em dicas para controlar o cronograma e evitar ruídos financeiros e de comunicação com o cliente. Pensando nisso, deixo aqui algumas ações que aplico na briga contra ao tempo nos projetos digitais. Se você também quer saber como controlar o cronograma, aproveite!

Defina um responsável por controlar o cronograma

Isso aprendi ao longo do tempo. Tarefa que é de todo mundo, não é de ninguém. Portanto, se você está trabalhando em equipe, mesmo sem gestor, defina um líder para o projeto. É esta figura quem irá acompanhar a execução das atividades, verificar as dificuldades de cumprimento e negociar com o cliente, caso percebam antecipadamente algum entrave para alcançar o prazo acordado. É o gestor do projeto (ou líder temporário) quem vai construir a visão geral do projeto, gargalos e as visões como as representadas pelo diagrama de gant.

Garanta gordura nos prazos para o cliente

Tenha certeza que o cronograma enviado para o cliente conta com pelo menos 20% de gordura. Esse prazo a mais, também chamado de pulmão, varia de acordo com cada projeto. Mas ele é fundamental para que o time consiga enfrentar uma adversidade sem abalar a relação com o cliente.

Conheça os riscos envolvidos

O que eu vou fazer se:

• Alguém do time se desligar do projeto
• O computador quebrar
• O cliente atrasar a aprovação

Nada de pessimista. Quem mapeia os potenciais riscos do projeto consegue ter mais claro o plano de contingência para a resolução dos problemas. Antes de começar um projeto, considere todas as dificuldades que você pode enfrentar até a entrega e já criei alternativas para lidar com elas.

Conheça os processos necessários para a entrega

Para uma operação ser lucrativa é importante conhecer o passo a passo que será realizado até a entrega do projeto. Isso inclui as fases, aprovação do cliente e prazos médios para cada um deles. Se o time tem clareza do que precisa ser feito poderá ter mais clareza na hora de definir prazos para suas tarefas. Saiba como mapear processos nesse artigo sobre WBS.

Importante! Entendo que nos projetos digitais, no entanto, um rito mapeado pode ser alterado para atender a uma novidade do mercado. Por isso, ter uma gordura no cronograma e no orçamento é tão importante.

Seja parceiro do seu time

Qualquer adversidade se resolve se você pode contar com profissionais comprometidos. Por isso, a liderança no projeto digital não pode ser confundida com medo ou imposição. Se você não conhece o que seu time está fazendo e que dificuldades enfrenta dificilmente poderá apoia-lo para cumprir o cronograma.

Mensure

Estamos na fase 2 de 5 deste projeto. Ou, já alcançamos 50% do projeto. Esses números só serão precisos se você tiver real controle do desenvolvimento do projeto. Ignore as abstrações e centre-se nos dados. O quão perto você está do planejado? Responder essa questão é fundamental para entender quando o time precisará dar um gás extra para alcançar o prazo alinhado com o cliente. Pensando nisso, vale a pena usar alguma ferramenta de gestão de projetos e tarefas. Normalmente em versão web, essas aplicações ajudam a criar uma base de conhecimento, linha do tempo e de interações entre o time.

E aí? Tem alguma dica para controlar o cronograma?