Por que definir responsabilidades reduz retrabalho em projetos digitais

Por que definir responsabilidades reduz retrabalho em projetos digitais | GPD

Demanda que é de todo mundo não é de ninguém. Essa frase é bem popular e ajuda a entender porque definir responsabilidades reduz retrabalho em projetos digitais. Nesta publicação, nós falamos sobre o caminho até uma entrega web e como evitar alocação excessiva de recursos e eliminar a confusão da atribuição de responsabilidades.

  • Quando uma área encerra o seu trabalho?
  • Quem deve repassar a demanda?
  • Quem precisa ser consultado ou informado?

Não ter clareza para essas respostas gera diversos ruídos na comunicação e muito retrabalho nos projetos. Já falamos por aqui que a definição de processos é a principal falha das agências digitais. Esta constatação está diretamente relacionada com a definição de responsabilidades. Afinal, não saber qual o entregável esperado de cada etapa e quem é o responsável por ele confunde o fluxo de trabalho gerando retrabalho, desgaste com o cliente e perda de lucratividade.

O que considerar ao definir responsabilidades?

  • Funções no fluxo de trabalho
  • Processos (etapas, entregáveis, responsáveis)
  • Prazos (SLA)

Toda tarefa precisa de um responsável. Toda equipe precisa de um líder para integrar as demandas, especialmente quando envolve 3 ou mais profissionais. A definição de funções é, portanto, parte fundamental de uma operação fluída e colaborativa. Vamos ao exemplo:

Considere a criação de uma landing page promocional totalmente customizada

O fluxo de trabalho mais comum passa pelas seguintes fases: Atendimento, Briefing, Planejamento, Redação, Criação, Monitoramento e Publicação.

Cada uma destas etapas só termina com a validação e eventuais ajustes do cliente. A exceção fica por conta do atendimento que acontece em todas as fases. Nas equipes mais enxutas que conheci, as funções ficam definidas assim:

Processo de um entregável digital | Definir responsabilidades

As falhas mais comuns ao definir responsabilidades:

 

  • Não determinar qual o entregável esperado para cada fase
    • Chegou a demanda e o designer vai fazendo. Ai no meio do caminho descobre que está faltando texto, imagens, domínio etc. Solução: o designer só começa a criação quando recebe conteúdo aprovado do redator. O conteúdo aprovado é, portanto, o entregável que autoriza o início da etapa de criação. Só assim o designer terá clareza de todas as áreas que precisa diagramar para atender às necessidades do cliente.

 

  • Não determinar um responsável pela aprovação com o cliente
    • A Landing Page ficou pronta pelo designer com texto de marcação e repassa para o desenvolvedor programar. E aí vem o retrabalho porque o designer não está adequado à campanha. Solução: Na fase de criação, o designer se reúne com o cliente para defender a peça e já validar eventuais ajustes. Neste caso, ele é o responsável pela aprovação da sua fase. O gestor de projetos participa como um facilitador do processo e deve comunicar o desenvolvedor de que a demanda aprovada está a caminho.

Dica 03 - Gestão de Projetos Digitais

  • Não definir o prazo máximo para cada entregável
    • Landing page fica pronta no aguardo do conteúdo ser aprovado pelo cliente. Solução: o cliente tem 5 dias úteis para aprovar o texto. Caso não se manifeste, a redação será considerada aprovada e o fluxo de trabalho irá  seguir. Caso ele peça ajustes fora do prazo, a agência irá cobrar pelas horas e estabelecer um novo cronograma. Este o exemplo do que chamamos de SLA (tem um artigo sobre isso), acordo de nível de serviço.

 

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