Gestão de projetos: é tudo urgente?

Ilustração de profissional com múltiplas tarefas em gestão de projetos

Passei a ler mais sobre as várias metodologias para gestão de projetos nos últimos tempos. Da tradicional PMbok até a Lean revisitada pelas startups, todo mundo fala sobre a importância de traçar bem o objetivo. O foco é entregar o resultado acordado com o cliente, garantindo a melhor satisfação possível para todos os envolvidos. Certo! Mas o que fazer com as urgências que aparecem no meio do caminho? Vamos cegamente ignorando as novas necessidades ou revemos o projeto a cada intervenção de última hora?

Para quem atua com marketing e comunicação, essa é a uma realidade diária. Afinal, é no trato com as pessoas que os projetos dessas áreas se constroem. É assim também na construção civil ou na arquitetura, você pode pensar. É, também! Mas a diferença é que a construção civil lida com objetos palpáveis e de resultado largamente conhecido. Na comunicação, os tijolos existem mas a argamassa é o resultado da interação entre as pessoas envolvidas. Sob essa perspectiva, você até pode conhecer os materiais que deseja usar, mas se não houver parceria a casa pode nem chegar a ser construída.

Equipe de gestão de projetos

Analogias à parte, tenho percebido que a gestão da informação é o ativo mais importante para o cumprimento de um planejamento. Basicamente: o que vamos fazer e quando. Nesse sentido, é fundamental alinhar as expectativas com os envolvidos e manter acompanhamentos periódicos reforçando o compromisso com o que foi acordado. Posso estar sendo pouco técnica aqui, mas acho que na relação com pessoas o comprometimento é determinante. Equipe e cliente precisam ter clareza para onde estão caminhando e qual a participação deles para o sucesso do projeto. As intervenções devem ser analisadas considerando se o desejo ajuda ou atrapalha a condução do objetivo traçado.

Gestão de projetos, ok! Mas como centrar em um único objetivo quando você precisa lidar com várias demandas?

Por partes! Nosso cérebro é prodigioso em abrir várias abas para nos distrair, sabemos! O exercício diário é criar um desafio particular para concluir uma micro-demanda por vez. O sistema de compensação gosta disso, mas precisa ser lembrado. Para ajuda-lo devemos reconhecer a nossa incapacidade de lembrar tudo e usar os recursos já existentes para dividir essa responsabilidade. Pode ser sua agenda, seu Evernote, seu Trello ou seu e-mail. Rústico ou tecnológico, seu sistema de apoio deve facilitar o registro e posterior compartilhamento das demandas.

E olha que falo (escrevo) isso depois de ler um bocado sobre a nossa organização cerebral. E, mais importante, por lembrar que já adorei ser conhecida como “a louca das abas”, a “multitarefa”. Ignorei por muito tempo que obrigar meu cérebro a se manter ativo em vários temas era um desserviço para a minha produtividade. O cérebro pifa, mais cedo ou mais tarde. As pessoas, os processos e as ferramentas estão ai para organizar o caos de informação a que somos submetidos diariamente. Foco nisso!

Ah, até parece que é fácil!

Eu sei que não é. Por isso, me dedico ao máximo de planejamento e ao entendimento da demanda. Quanto mais souber sobre o que desejo alcançar, mais fácil será avaliar se cabe ou não uma mudança de percurso. E a isso dão o nome de gestão de prioridades.

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