Como definir a capacidade de atendimento em múltiplos projetos

Como definir a capacidade de atendimento em múltiplos projetos

Minha equipe segura a onda?  A dor do crescimento, dizem, é uma das mais legais de encarar. Com o aumento das verbas para projetos digitais, crescem as demandas e a necessidade de gerenciar a capacidade de atendimento de múltiplos projetos. Quer descobrir se sua equipe suporta? Confira as dicas.

Saiba como definir a capacidade de atendimento em múltiplos projetos

#1 – Foco: identifique o que importa

Foco | Como definir a capacidade de atendimento

Tipos de projetos, duração média, principais obstáculos, time envolvido, lucratividade. Gerenciar múltiplos projetos digitais requer atenção constante a indicadores. Observe a sua operação no macro para ter clareza dos indicadores que atestam a saúde da sua gestão. Essa visão geral é obrigatória para que os projetos caminhem mais fluídos. Apagar incêndio não pode ser a única atribuição do gestor. Lembre-se disso quando se vir microgerenciando demandas.

#2 – Delegue: o ser-humano não é multitarefa

Delegação eficiente

Tenha clareza de que as tarefas são realizadas em fila. Ou seja, uma precisa acabar para que uma outra efetivamente comece. Portanto, se você não pode aumentar o time, saiba que precisa gerenciar a fila de atendimento dos projetos em conjunto com cada profissional até o limite do aceitável para sua empresa e seus clientes. Conhecer o ciclo de produção é fundamental para encaixar as novas demandas sem frustar o acordo contratual.

#3 – Mensure: o tempo é sua moeda

Cronômetro - Mensure | Como definir capacidade de atendimento

Estime suas demandas por horas e divida em blocos de realização. Vale a pena pensar em divisões diárias e semanais, a exemplo do que propõe o sprint do Scrum. Para quem atua com múltiplos projetos, a gestão mensal ou de longo prazo é pouco assertiva já que as movimentações entre projetos são frequentes.

Dica de vida: a sua operação vai andar na velocidade da área mais lenta. Identifique os gargalos e corrija-os para encontrar o equilíbrio no seu sistema de produção. Estude as lições do sistema Toyota e o seu takt-time!!

#4 – Planeje: aumento de projetos não significa mais lucratividade

Planeje - Como medir capacidade de atendimento

Você pode estranhar essa afirmação, mas com a dica de vida vai entender que ela é real e demonstra a importância de gerenciar bem os projetos. Perdidos entre as várias demandas, alguns gestores esquecem de acompanhar a duração e escopo dedicado a cada cliente. Quanto mais tempo você demorar indevidamente para concluir um projeto, mais tarde irá começar o que acabou de chegar. Esses dois dados (duração e escopo) são decisivos para encontrar o ponto de equilíbrio na capacidade de atendimento.

#5 – Corrija: promova melhorias incrementais

Melhoria contínua | Capacidade de atendimento

Erro é fonte de aprendizado. Dói, mas é necessário saber lidar com ele. Entenda que toda falha é oportunidade de promover uma melhoria no processo de produção. Fique atento às repetições de erros. Eles indicam que há um gargalo precisando de uma correção definitiva.

 

 

#Bônus – Compartilhe: maestro não existe sem orquestra

Maestro - Delegue | Como definir capacidade de atendimento

Você não é refém do seu time ou carrasco dele. Acredite que os profissionais juntos promovem mais mudanças que um líder isolado. Negociação, parceria e acompanhamento próximos são fundamentais para desenvolver a sensação de comprometimento com os projetos.

Importante! Troque o “Quero que façam dessa forma” por “Como vocês acham que podemos seguir?” Peça soluções ao invés de oferecê-las sozinho. O estímulo a auto-gestão reduz a dependência e aumenta o comprometimento.

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