Ata de reunião: como ela pode agilizar um projeto digital

Ata de reunião: como ela pode agilizar um projeto digital

Esqueça as reuniões de condomínio e aquele ranço que acompanha os longuíssimos documentos. Na dinâmica acelerada do Marketing Digital, a ata de reunião é um aliado fundamental para alinhar expectativa e agilizar o andamento de um projeto digital. Saiba como!

A importância da ata de reunião

Sempre me salvou. Já falamos aqui sobre gestão da documentação e a importância de registrar os acordos entre cliente e equipe, especialmente em projetos de longa duração.

Reforço aqui, agora de maneira dedicada, que a ata é um suporte para a memória de todos os participantes. Meus clientes, com frequência, reforçam minha habilidade em abordar todos os pontos tratados na reunião naquele email enviado logo após o nosso encontro.

Talvez eles não saibam, mas confesso aqui. Trata-se apenas de exercício frequente de alguém que gosta de atender as expectativas. Ao registrar os tópicos, eu assumo um compromisso com os próximos entregáveis e tangibilizo a expectativa do cliente sobre o que virá.

De quem é a responsabilidade por fazer a ata

Ata de reunião | Quem faz a ata - Agência Digital

Nas minhas experiências, o atendimento é quem registra a ata. E aqui eu traduzo como atendimento, o profissional que está em contato com o cliente representando a agência naquele momento.
Em poucas oportunidades, atuei em agências com atendimento exclusivo. Aquela figura que traduz o interesse do cliente para o time operacional. Então, atendimento era eu mesma ou quem estivesse diante do cliente nas reuniões.

É importante que o responsável pela ata seja também o condutor da reunião. Essa postura coloca foco nos participantes e facilita a organização das ideias que serão registradas. Do contrário, o redator da ata ficará refém da velocidade com que as decisões são tomadas.

Como fazer uma ata de reunião fácil

Os entusiastas da produtividade, como eu, acreditam que as reuniões precisam de pauta para acontecer. Salvo aquelas que surgem para resolver uma urgência, todas as outras são marcadas com antecedência, com tema a ser tratado e participantes definidos.

Sendo assim, a base de toda ata é a pauta. O exercício então é segui-la na reunião online ou presencial e acrescentar novos tópicos ao final. Pra isso, eu costumo enumerar os pontos e abrir filhos (2.1, 2.1.1) se surgirem demandas no meio.

Em linhas gerais, uma ata descomplicada é feita assim:

Ata de reunião: modelo fácil para agências digitais

1 – Registre os participantes que representam cada empresa e o dia em que a reunião ocorreu

Exemplo:
Compartilho abaixo a ata da reunião presencial realizada hoje (14/05). Participaram Larissa Lima (GPD) e João Santos (Empresa – Cliente).

2- Estruture a pauta de forma numerada

Exemplo de pauta:
1 –  Próxima campanha
2 – Melhorias na operação
3 – Novos relatórios

3 – Descreva o que ficou definido em cada item, com até 2 linhas

Exemplo:
1 –  Próxima campanha
João apresentou as metas desejadas para próxima campanha, com foco na geração de leads pré-Black Friday. Larissa se comprometeu a apresentar o planejamento na próxima semana, considerando o escopo já contratado.

4 – Defina o responsável pela demanda e o prazo acordado

Caso não possa se comprometer com prazo na reunião, registre como demanda: Larissa irá validar o prazo até a próxima quarta-feira.

5 – Conclua a ata com os próximos passos

Importante enviar a ata assim que a reunião acaba. A ideia é que ela seja produzida durante a reunião e enviada após uma revisão breve. Inclua no email todos os participantes e a equipe que precisa receber a informação. No título do email, costumo usar: GPD e Cliente | Ata da reunião de 15/05.

6 – Cumpra o que foi acordado e conquiste a credibilidade do cliente

 

Diferenças entre ata em reunião presencial e online

Ata de reunião: diferença entre reunião presencial e online

Eu amo reunião online pela produtividade que ela proporciona. Em São Paulo, por exemplo, é quase impraticável agendar reuniões presenciais. São pelo menos 2 horas no deslocamento para o cliente, fora o tempo dedicado na reunião em si. Para estes casos, o melhor é deslocar o cliente para a própria agência ou fazer online.

Mesmo que tenham pauta, as duas reuniões (online e presencial) têm cadências diferentes. No online é mais fácil conduzir a reunião e se manter focado na pauta, até porque conversar pelo computador não é das ações mais calorosas. Diferente disso, a reunião presencial pode levar à perda de foco e extensão da duração. Isso porque a proximidade dá mais brecha para devaneios e parenteses de cada tópico.

A ata em reunião presencial, portanto, tem um grau extra de desafio. O condutor precisa manter o foco na pauta com a delicadeza de abrir novos tópicos se necessário. Às vezes, pode ser difícil ir registrando tudo no computador em reunião presencial. Ai vale a pena fazer uso de recursos de gravação e transcrição de voz. Eu, no entanto, prefiro usar o Evernote em qualquer das ocasiões.

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