A importância da documentação na gestão de projetos

Livros no computador ilustram o post sobre a importância da documentação na gestão de projetos digitais

Já me deparei com diversas situações que demonstraram a importância da documentação na gestão de projetos digitais. É que na rotina cheia de tarefas (to-do lists) a gente esquece que outras pessoas podem entrar no projeto ou validar a conclusão daquele em que estamos envolvidos. Sabe o que pode ajudar nisso? Isso mesmo, a documentação.

Documentar não deve ser sinônimo de chatice, impedimento ou burocracia. Se você entende a documentação como o alinhamento de expectativa entre os envolvidos, você ganhará muito ao assumir esse hábito. Clientes, equipe e o gestor de projeto terão mais garantias de sucesso se não estiverem apoiados apenas nas suas lembranças.

Recursos para documentação na gestão de projetos

Substituir a memória e a subjetividade de seus registros é o motivo de valorizar tanto o TAP (termo de abertura de projeto) e o escopo. Eles são a autorização para que a equipe comece as suas atividades em busca do que foi acordado com o cliente. A partir dele, entram em cena o cronograma, as fases (marcos do cronograma) e o histórico de interações devidamente documentadas para além de skype ou ligações.

Nesse sentido, a produção de ata de reunião facilita o acompanhamento do projeto. Se puder ser colocada em uma linha do tempo, melhor ainda. Assim fica fácil identificar os participantes e os principais acordos daquele momento. Basta recorrer a ela quando houver alguma dúvida ou divergência no desenvolvimento de projetos, especialmente os de longo prazo. Dica para quem desenvolve sites ou campanhas digitais com muitos envolvidos.

Elementos importantes para uma ata:

  • Participantes
  • Dia, local e hora da realização
  • Pauta numerada
  • Ata com o que ficou decidido em cada item da pauta (assunto, decisões e prazos)
  • Conclusão com os próximos passos

 

Registrar é o melhor apoio para a memória. Eu acredito que a documentação na gestão de projetos é um ótimo caminho. E você?

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