O que é timesheet?
Livremente traduzido como planilha de tempo, o timesheet é um recurso comum em ferramentas de gestão de tarefas para contabilizar a duração de uma demanda. Mas por que ele é tão polêmico? Nesse artigo você vai entender como esta ferramenta pode agregar valor para clientes, agências e também para o time. Saiba como!
Quanto tempo você precisa para fazer um banner?
Antes de jogar um número em horas ou minutos, é importante refazer a pergunta. Lá vai:
Se eu te entregar o briefing completo, quanto tempo você precisa para fazer um banner para FaceAds do início da arte até a entrega da primeira versão?
E aí sim você pode responder:
30 minutos, 1 hora, 2 horas
E qual a importância do timesheet nessa história?
Com o timesheet, o gestor tem acesso aos tempos médios do time para execução dos serviços contratados. E por meio dele que consegue mensurar o nível de produtividade. Ou seja: identificar se a duração está adequada ao orçamento, se os mais experientes conseguem entregar em menos tempo, se há algum gargalo que impeça a execução no tempo estimado etc.
Mas então porque o botão de play e pause é tão incômodo para o time?
Vilão, censor, vigia. É assim que a maioria dos colaboradores enxergam o timesheet quando o gestor pede para dar play antes de começar uma tarefa e pause imediatamente após a entrega. Mencionei este assunto quando falei dos desafios do gestor projetos de comunicação.
Os problemas acontecem por vários motivos:
- O colaborador é interrompido com frequência e não consegue focar
- As demandas não são priorizadas
- As tarefas não chegam com todos os subsídios necessários para começar e terminar
- O fluxo de trabalho não está claro
- O colaborador não entende o benefício da mensuração do seu tempo para a valorização do seu trabalho
Como tornar o timesheet um aliado da produtividade e da operação
- Defina as prioridades do dia ou da semana com o colaborador
- Delegue com clareza: explique o que espera como resultado, recursos disponíveis e deixe o colaborador resolver o problema da melhor forma
- Fique à disposição para remover bloqueios que impeçam a entrega
- Bloqueie ou reduza o acesso ao seu time para evitar favores que atrapalhem a entrega das prioridades
- Faça melhoria contínua nos processos para reduzir o índice de retrabalho e a burocratização das tarefas
- Identifique os indicadores de produtividade e os associe a reconhecimentos profissionais
- Ouça o seu time e corrija a estratégia para o benefício do time, da empresa e dos clientes
Ferramentas de timesheet
App | Preço | Plataforma | Plataforma |
---|---|---|---|
Toggl | Free (Básico); Pago: a partir de $9/mês | Web, Mac, Windows, Linux, iOS, Android, Windows Phone | |
Hours | Free (Basic); $8/month/user for team features | Web, iOS | |
Qbserve | $40 por licença | Mac | |
Paydirt | A partir de $8/mês | Web | |
Timely | A partir de $7/mês | Web, Mac, Windows, iOS, Android |
Além das 5 sugestões acima, outras ferramentas de gestão de projetos como RunRunit, Asana, Taskrow,Wrike e Jira possuem o recurso de timesheet embarcado.