O que é timesheet?

O que é timesheet

Livremente traduzido como planilha de tempo, o timesheet é um recurso comum em ferramentas de gestão de tarefas para contabilizar a duração de uma demanda. Mas por que ele é tão polêmico? Nesse artigo você vai entender como esta ferramenta pode agregar valor para clientes, agências e também para o time. Saiba como!

Quanto tempo você precisa para fazer um banner?

Antes de jogar um número em horas ou minutos, é importante refazer a pergunta. Lá vai:

Se eu te entregar o briefing completo, quanto tempo você precisa para fazer um banner para FaceAds do início da arte até a entrega da primeira versão?

E aí sim você pode responder:

30 minutos, 1 hora, 2 horas

E qual a importância do timesheet nessa história?

Com o timesheet, o gestor tem acesso aos tempos médios do time para execução dos serviços contratados. E por meio dele que consegue mensurar o nível de produtividade. Ou seja:  identificar se a duração está adequada ao orçamento, se os mais experientes conseguem entregar em menos tempo, se há algum gargalo que impeça a execução no tempo estimado etc.

Timesheet | Exemplo de ferramenta

 

Mas então porque o botão de play e pause é tão incômodo para o time?

Vilão, censor, vigia. É assim que a maioria dos colaboradores enxergam o timesheet quando o gestor pede para dar play antes de começar uma tarefa e pause imediatamente após a entrega. Mencionei este assunto quando falei dos desafios do gestor projetos de comunicação.

Os problemas acontecem por vários motivos:

  • O colaborador é interrompido com frequência e não consegue focar
  • As demandas não são priorizadas
  • As tarefas não chegam com todos os subsídios necessários para começar e terminar
  • O fluxo de trabalho não está claro
  • O colaborador não entende o benefício da mensuração do seu tempo para a valorização do seu trabalho

Senso de dono tem admiradores

Como tornar o timesheet um aliado da produtividade e da operação

  • Defina as prioridades do dia ou da semana com o colaborador
  • Delegue com clareza: explique o que espera como resultado, recursos disponíveis e deixe o colaborador resolver o problema da melhor forma
  • Fique à disposição para remover bloqueios que impeçam a entrega
  • Bloqueie ou reduza o acesso ao seu time para evitar favores que atrapalhem a entrega das prioridades
  • Faça melhoria contínua nos processos para reduzir o índice de retrabalho e a burocratização das tarefas
  • Identifique os indicadores de produtividade e os associe a reconhecimentos profissionais
  • Ouça o seu time e corrija a estratégia para o benefício do time, da empresa e dos clientes

Ferramentas de timesheet

App Preço Plataforma Plataforma
toggl | Ferramenta de Timesheet Toggl Free (Básico); Pago: a partir de $9/mês Web, Mac, Windows, Linux, iOS, Android, Windows Phone
hours | Ferramente de timesheet Hours Free (Basic); $8/month/user for team features Web, iOS
qbserve | Ferramenta de timesheet Qbserve $40 por licença Mac
paydirt | Ferramenta de timesheet Paydirt A partir de $8/mês Web
timely | Ferramenta de timesheet Timely A partir de $7/mês Web, Mac, Windows, iOS, Android

Além das 5 sugestões acima, outras ferramentas de gestão de projetos como RunRunit, Asana, Taskrow,Wrike e Jira possuem o recurso de timesheet embarcado.

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