Os desafios do gestor de projetos de comunicação

Os desafios do gestor de projetos de comunicação

Na quinta-feira (26/10), aconteceu a última edição 2017 do Meeting Project e fui lá conferir mais uma boa discussão sobre os desafios do gestor de projetos de comunicação de São Paulo. O evento, promovido pelo instituto Mestre GP, reuniu Rafael Jardim (Gerente de Operação – Sapient AG2), Roberto Del Grande (COO – Pravy) e Thiago Lentini (Gerente de Operações – Jussi) para trocar experiências com os participantes sobre temas como liderança, metodologias de gestão, ferramentas e cultura organizacional envolvendo o universo das agências de publicidade. Trago aqui os principais destaques do que acompanhei.

A formação esperada para o gestor de projetos de comunicação

Certificações ou experiência? Logo que cheguei, a discussão era sobre a importância de certificações, como a PMP, para o gestor de projetos de comunicação. Muito requisitada por profissionais de engenharia, a certificação emitida pelo PMI faz parte da realidade da minoria em agências.

Para os participantes, a qualificação está mais relacionada com a experiência comprovada, cursos técnicos na área, formação híbrida e com habilidades comportamentais relacionadas a proatividade, liderança, relacionamento e organização. Nesse ecossistema conhecido pela velocidade, a metodologia ágil começa a ganhar espaço apesar do esforço em alterar a cultura organizacional.

Seres humanos, Timesheet e a produtividade

Timesheet e a relação com a produtividade

Como promover o engajamento e controlar a produtividade dos projetos diante da obrigação do timesheet? Se esta não é a sua realidade, vale lembrar que o Timesheet (folha de tempo em tradução livre) é um recurso utilizado pelos prestadores de serviço para mensurar a relação entre o tempo dedicado e o orçamento fechado para atender a uma demanda. Se você trabalha mais horas do que cliente paga, sua margem de lucro vai embora. Para conseguir isso, o time precisa apertar o play para contar o tempo em alguma ferramenta ou preencher manualmente uma planilha com o período dedicado ao cliente.

 

– Mas eles só querem me controlar!
– Mas se eu otimizo meu tempo, eles vão me colocar mais demanda ao invés de me reconhecer!
– Ah esqueci de preencher o timesheet!

 

Essas são algumas das frases comuns vindas do time, especialmente quando o controle da produtividade não se reverte em uma melhoria para o profissional. Pensando nisso, os palestrantes lembraram da importância de exercer um papel crítico sobre o timesheet e extrair dele oportunidades de melhoria em processos, capacitações profissionais, aquisição de recursos e promoção do colaborador. Responsável por diversos conflitos, o preenchimento do timesheet ainda é a melhor forma de acompanhar a lucratividade dos projetos.

Flexibilização do modo de trabalho entre equipe e cliente

Terceirizar projetos digitais é uma boa?

Time alocado dentro do cliente, profissionais remoto ou temporários, grandes times. Essas foram algumas discussões envolvendo o formato de trabalho da atualidade. Durante o encontro, os profissionais destacaram o processo de mudança cultural porque passam as agências de publicidade neste assunto.

Ainda glamourizado, o contato físico com o cliente é visto como item obrigatório pelo atendimento para se fazer presente diante da concorrência. Tanto que profissionais em São Paulo dedicam pelo menos 4 horas apenas no deslocamento para reuniões. Pensando na perda de tempo do time em trânsito, as agências já implementaram alternativas para equilibrar a necessidade de imersão na cultura do cliente e o com o translado de profissionais.

Alocar o time da agência dentro das instalações do cliente a maior parte da semana, realizar reuniões via skype sempre que possível, estabelecer pontos de encontro melhor centralizados para cliente e equipe são alguns dos recursos utilizados. Soma-se a isso a participação cada vez mais intensa de profissionais remotos ou temporários para atender campanhas específicas ou jobs de menor duração.

Segundo os participantes, o trabalho remoto, no entanto, ainda é uma barreira para profissionais criativos. Segundo eles é grande a resistência para essa atividade ainda vista como a origem das agências. Algo que já está superado por bons profissionais de tecnologia acostumados a fazer entregas assertivas usando ferramentas digitais para desenvolver e se comunicar.

Ferramentas de gestão de projetos em agências de comunicação

Já falamos aqui sobre ferramentas de gestão de projetos e vale a pena reforçar agora sob o olhar dos convidados do Meeting Project. Durante o evento, os profissionais citaram o uso do Runrunit, Taskrow, Skills, Wrike e Jira para distribuir e acompanhar as demandas envolvendo os entregáveis de comunicação e tecnologia. Nenhuma delas, no entanto, consegue se adequar perfeitamente à realidade de todas as agências. Afinal os processos e a dinâmica de trabalho estão rapidamente em transformação. Mesmo assim, todos acreditam que a adoção de ferramentas para gestão de projetos é fundamental para ter clareza sobre os rumos do negócio.

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Larissa Lima
Graduação em jornalismo, pós-graduação em comunicação empresarial, dezenas de cursos e desde 2001 com o compromisso diário de unir ideia, escopo e equipe para a realização de projetos digitais relevantes.

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