Mando e-mail ou agendo reunião? Entenda o papel da comunicação na gestão de projetos

Entenda o papel da comunicação na gestão de projetos
Manter-se atualizado sobre múltiplos entregáveis não é tarefa simples. Com tanta informação chegando é difícil identificar o melhor canal para resolver os problemas cotidianos. Mando e-mail ou agendo reunião? Ligo ou vou pessoalmente? É para responder essa pergunta que esse post nasceu. Acompanhe as próximas linhas e entenda o papel da comunicação na gestão de projetos.

Quem não se comunica se trumbica

Essa frase é do velho guerreiro, o Chacrinha. Ela nem é da minha geração, mas dá pra perceber a força do seu significado. Tenho convicção que o conhecimento técnico não é suficiente sem o compartilhamento. Se você quer resolver um problema, aproprie-se dele e comunique-se. A dica parece simples, mas precisa ser lembrada toda vez que se vir inundado de impedimentos para conclusão eficiente do seu trabalho.
Quem não se comunica se trumbica
Imagem: Studio Comunicação

Conheça o fluxo de comunicação da sua empresa

E-mail, chat, reunião presencial, reunião online (call), telefone, intranet, tutorial, ticket ou chamado. São muitos os canais de comunicação possíveis para transferir uma informação de um setor a outro. O gestor de projetos, em especial, dedica a maior parte do seu tempo na comunicação do projeto entre todas as partes interessadas.
Quanto mais gente envolvida, maior o volume de pontos de contato. É tanto que as falhas decorrentes desse processo estão entre os principais causadores de retrabalho nos projetos.
Se você precisa transferir a informação entre vários projetos, suas chances de falhar aumentam mais ainda. Por isso, estabelecer um processo de comunicação entre todos os envolvidos é fundamental para quem busca a gestão eficiente de sua operação.

Canais de comunicação variam de acordo com a quantidade de pessoas

 Canais de comunicação variam de acordo com a quantidade de pessoas
Segundo o PMBOK, os canais de comunicação são determinados pela quantidade de pessoas envolvidas no projeto. Observe essa fórmula:
  • N(n-1)/2.
    • N = Número de pessoas envolvidoas
    • Ex.: Em um time com 5 pessoas, o volume de canais de comunicação seria 5(5-1)/2 = 10 canais de comunicação.
Se você tem um mesmo time lidando com múltiplos projetos, multiplique esse resultado pela quantidade de projetos. Isso vai te dar a quantidade possível de canais de comunicação ou de interações que precisa gerenciar. Loucura? Quase!

Falhas mais comuns de comunicação na gestão de projetos

  • Desalinhamento sobre o escopo contratado
  • Desalinhamento sobre o prazo e condições para cumprimento
  • Desalinhamento sobre o papel de cada integrante (time e cliente)
  • Desalinhamento sobre as características do entregável

Saiba quando usar os canais de comunicação na gestão de projetos

 Saiba quando usar os canais de comunicação na gestão de projetos
Seguindo a metodologia PMBOK, cada projeto exige um plano de comunicação personalizado para as necessidades das partes interessadas. Se você gerencia múltiplos projetos essa é uma realidade ainda distante. Mas é possível padronizar esse processo usando o agrupamento sugerido pelo guia PMBOK. Olha só:

Comunicação interativa

  • O que é: troca de informações multidirecional entre duas ou mais partes;
  • Para que serve: forma mais eficiente de garantir entendimento comum por todos;
  • Exemplos: reuniões, telefonemas, videoconferências, etc.
  • Quando aplicar: deseja um entendimento entre as partes, o famoso alinhamento. Nada de e-mail, escolha um canal que facilite a comunicação auditiva ou audiovisual.

Comunicação ativa (push)

  • O que é: informações enviadas para destinatários específicos;
  • Para que serve: garante distribuição das informações mas não verifica se chegaram ou foram compreendidas pelo público-alvo;
  • Exemplos: cartas, memorandos, relatórios, emails, faxes, correio de voz, …
  • Quando aplicar: deseja registrar status, normativa, solicitar dados. Se evoluir para discussão, marque uma reunião.

Comunicação passiva (pull):

  • O que é: para volumes elevados de informações ou público muito grande;
  • Para que serve: requer que os destinatários acessem o conteúdo da comunicação a seu próprio critério
  • Exemplos: Intranet, e-learning, repositórios de conhecimentos, etc.
  • Quando aplicar: treinamentos, recepção de novos integrantes, dúvidas frequentes. Por isso aqui é muito bom fazer trocas de comunicação em um gerenciador de tarefas. Os aprendizados podem ser mais facilmente compartilhados.
Resumo
Mando e-mail ou agendo reunião? Entenda o papel da comunicação na gestão de projetos
Nome do artigo
Mando e-mail ou agendo reunião? Entenda o papel da comunicação na gestão de projetos
Descrição
Está difícil identificar o melhor canal para resolver os problemas? Leia este artigo e entenda o papel da comunicação na gestão de projetos.
Autor(a)
Publicação
Gestão de Projetos Digitais

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Larissa Lima
Graduação em jornalismo, pós-graduação em comunicação empresarial, dezenas de cursos e desde 2001 com o compromisso diário de unir ideia, escopo e equipe para a realização de projetos digitais relevantes.

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